DOCUMENTOS Y ACTAS NOTARIALES

DOCUMENTOS NOTARIALES

Art. 79 de LRPN: “Documento notarial es el otorgado en presencia del Notario o funcionario consular en el ejercicio de sus funciones notariales, dentro de los límites de su competencia y con las formalidades de ley”.

El otorgante que estuviese impedido para suscribir un documento notarial con su firma, lo hará a ruego o estampará su huella digital al pie del documento y el Notario dejará constancia en el acto.

EMILIO CALVO BACA: El Documento Notarial es aquel otorgado o autorizado por un Notario o por un funcionario público en ejercicio de sus atribuciones y con las solemnidades previstas por la Ley, que le confiere fe y eficacia probatoria plena respecto a determinado hecho, a una declaración de voluntad y la fecha en que se produce.

Lo que expresa el Documento Notarial respecto de los hechos jurídicos, debe tenerse siempre por verdadero, tanto si es realmente cierto como si no lo es, salvo prueba en contrario a través de juicio (sistema convalidante). La razón está en la seguridad jurídica; la eficacia del documento notarial está en el propio ordenamiento jurídico.

El documento notarial es de naturaleza jurídica pública con efectos “erga omnes”, oponible a terceros.

Los documentos notariales pueden ser:

v  Escrituras: Contienen declaraciones de voluntad de los otorgantes.

v  Actas: Contienen las declaraciones en cuanto a los hechos que realizan los otorgantes en presencia del Notario, por constarles de alguna manera.

EFECTOS

·         SUSTANTIVOS: La legitimación del negocio, le da validez, legalidad y eficacia; legitimación del titular para permitirle su actuación.

·         CONSTITUTIVOS: Cuando crea el hecho.

·         EJECUTIVOS: Cuando crea títulos de carácter ejecutivos.

·         AUTENTICADOR: Al establecer la presunción de veracidad e integridad del contenido del asiento hasta prueba en contrario, hecha en juicio.

·         PROBATORIO JUDICIAL O EXTRAJUDICIAL: Los asientos sirven de medios probatorios de los hechos jurídicos que constan en ellos.

REQUISITOS DE FONDO Y FORMA QUE DEBEN CUMPLIR LOS DOCUMENTOS NOTARIADOS

v  Idioma: El documento deberá estar redactado en idioma Castellano, empleando un estilo claro, puro, preciso, sin frases ni términos oscuros o ambiguos.

v  En papel sellado: Del valor establecido en la Ley de la materia o en su defecto en papel tamaño oficio, y no exceder de 30 líneas a doble espacio por el frente y 34 por el vuelto.

v  Visto bueno del abogado: Redactado y visado por un abogado en ejercicio, indicando inpreabogado.

v  Contenido del documento: El documento redactado no podrá tener ninguna mención donde se calumnie o injurien autoridades, corporaciones o particulares; o protesten contra las leyes sancionadas. El abogado deberá redactar el documento de acuerdo a la voluntad de las partes.

v  Identificación de los Otorgantes: Se exigirá que el documento contenga los nombres y apellidos completos de los otorgantes, con su estado civil, nacionalidad, domicilio y número de cédula de identidad cuando sean personas naturales; y en caso de personas jurídicas la identificación completa de la empresa.

v  Enajenación de inmuebles: Se deberá constatar que del objeto de la negociación estén claramente expresados y definidos, los datos del documento registrado en el cual se consagra la titularidad de la propiedad, con indicación de medidas y linderos. Cuando el precio sobrepase las 3.000 U.T., se deberá indicar al usuario la obligación de cancelar la planilla de retensión de impuesto correspondiente (0,5 %).

En caso de ser vivienda principal, deberá presentar la correspondiente planilla de registro de vivienda principal la cual se hará constar en la nota de fe (autenticación). En caso de venta de bienes muebles sujetos a régimen de publicidad (vehículos, naves, aeronaves, maquinarias, etc.), deberá acreditarse la procedencia y titularidad.

v  Representación de la persona natural o jurídica: Cuando el otorgante actúa en nombre y representación deberá acreditar tal representación, el poder debe estar enunciado en el texto del documento y hacerlo constar en la nota de fe; y en caso de persona jurídica, debe contener las atribuciones contenidas en el documento constitutivo de la empresa.

v  Justicia gratuita: Se administrará gratuitamente a las personas y en los casos establecidos en la ley (menores, laborales, etc.).

v  En las sociedades de comercio: Cuando el documento contenga venta de acciones de compañías, cuotas de participación o venta de fondos de comercio, deberán acompañar la planilla de cancelación de los impuestos correspondientes, las cuales oscilan entre el 3% y el 5%.

v  Ventas de bienhechurías: En los casos de ventas de bienhechurías construidas sobre parcelas del INTI y del INAVI, deberán acompañar la correspondiente autorización.

ACTAS   NOTARIALES

Art. 80 de LRPN: “Las Actas Notariales son documentos que tienen por finalidad comprobar, a solicitud de parte interesada, hechos, sucesos o situaciones que le consten u ocurran en su presencia.”

·         El interesado presentará escrito redactado y visado por un abogado en ejercicio con los timbres fiscales respectivos, donde se indica el lugar y la hora para la constitución, señalando la actuación que va a realizar.

·         La solicitud se presentará por taquilla a los fines de liquidar los derechos arancelarios, sin embargo, la Ley de Arancel Judicial establece que la liquidación puede hacerse posterior a la realización del acto (Art. 11 LAJ).

·         El Notario Público debe hacer la narración de los hechos que recibe o produce, limitando el acta a la constancia de la solicitud de la actuación notarial. Deberá trasladarse y constituirse en el lugar indicado donde se desarrolle el hecho para su clara percepción, no debe influir ni coadyuvar en el desarrollo de los hechos. La narración de lo que el Notario Público presencie o perciba por sus sentidos, debe hacerse en la misma acta, después del acto de proceder aprobando la realización de acto, haciendo siempre constar el sitio y la hora de la actuación.

·         Redactada el acta firmada por el Notario y por las partes, el Notario Público guardará un duplicado para el cuaderno de comprobantes o trascribirá el acta en el libro correspondiente, devolviendo al interesado el original con sus resultas, de la cual no se expide copia certificada; en caso de pérdida o extravío, el interesado deberá solicitar ante el Juez, inspección ocular del acto o en su defecto, del cuaderno de comprobantes.

FIRMANTE Y LECTOR A RUEGO: Cuando un documento es presentado ante el Notario Público para su autenticación, y uno de sus otorgantes o ambos, no saben o están imposibilitados para firmar, debe hacerse constar en el texto del mismo tal situación, identificando plenamente a la (s) persona (s) que lo harán por ellos, a los fines de que en el momento en que esté redactando la nota de fe (autenticación) se haga constar tal imposibilidad, y la persona que no sabe o no puede firmar, estampará las huella digitales al pie del documento y en la nota de fe Art. 81 LRPN

HABILITACIONES: Es el pago que realizan los otorgantes para que el documento sea otorgado antes de los 3 días estipulados en la Ley de Arancel Judicial (Art. 17 LAJ)

TRASLADOS: Consiste en la solicitud que hace uno de los otorgantes para que el Notario Público se traslade a la dirección donde está el otorgante y proceder así a otorgarle, para lo cual se deberá cancelar el derecho de arancel para el traslado de la Notaría al sitio indicado.

PROTESTOS DE CHEQUES: El protesto de cheques está previsto en los Arts. 489 y 494 del C. Comercio, y consiste en que el Notario Público, a solicitud de parte interesada, se traslade y constituya en la sede bancaria indicada en la solicitud, a los fines de que se deje constancia de los hechos: Nombre, Apellido, Cédula de Identidad y Domicilio del titular de la cuenta corriente; el saldo disponible en la cuenta para el día en que fue liberado el cheque, y para el día en que se traslade y constituye el Notario Público en la institución bancaria; si la firma que aparece al pie del cheque pertenece al titular de la cuenta y, cualquier otro particular que se indique en la misma. Para el traslado del Notario Público, el solicitante debe cancelar los derechos arancelarios.

COPIAS CERTIFICADAS

La copia certificada es la reproducción literal de un instrumento público autorizado por el Notario Público.

La reproducción es la copia o traslado o trascripción literal total de un documento que se encuentra en sus archivos, el cual fue autorizado con su firma, rúbrica y sello, la cual es la reproducción fiel y exacta del asiento que consta en el libro principal de autenticaciones. La solicitud de la copia certificada debe hacerse por escrito con indicación de la clase de actos o de sus otorgantes, circunstancias éstas que se harán constar en la correspondiente nota de certificación. La solicitud debe hacerse al Notario Público, en la cual señalará los datos identificatorios del documento cuya copia solicita (fecha del otorgamiento, tomo y número del documento).

La solicitud debe presentarse al Jefe de Archivo, quien verificará en los tomos si los datos corresponden al documento, luego debe dirigirse acompañar con los timbres fiscales a la taquilla, a los fines de cancelar los derechos arancelarios correspondientes y una vez cancelado se dictará auto de proceder al pie de la solicitud en el cual se ordena la copia certificada. En el encabezamiento de la copia certificada se identificará la Notaría haciendo constar el Notario que la suscribe, que la copia que se trascribe es traslado fiel y exacto de su original.